Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah merupakan titik akhir dari terlaksananya implementasi berbagai perencanaan program program dan kegiatan. Tanpa adanya PBJ maka pemerintah sudah dapat dipastikan mengalami hambatan dalam memenuhi pelayanan, kebutuhan kepada masyarakat. Namun demikian Pemerintah sebagai Institusi tentunya tidak dapat bekerja sendiri, kebuutuhan mitra strategis berupa penyedia atau vendors sesuai dengan standar kualifikasi terhadap kebutuhan pemerintah. Peran penyedia inilah yang menjadi bagian dari fungsi pendukung jalannya implementasi dari terlaksananya paket paket kegiatan. Tata hubungan antara pemilik pekerjaan dalam hal ini pemerintah dengan penerima pekerjaan yaitu vendors tentunya diatur dengan Tatakelola PBJ yaitu  Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018 dan Perubahannya Perpres No 12 Tahun 2021. Dijelaskan bahwa vendors atau penyedia dalam aturan tersebut adalah Penyedia Barangl Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Penyedia adalah Pelaku Usaha yang menyediakan barang/jasa berdasarkan kontraktual yang saling mengikat, selama ini  hubungan Lembaga dalam hal ini diwakili oleh PPK dengan vendors hanya hubungan kontraktual yang diikat dalam pasal pasal yang tertuang dalam kontrak kedua belah pihak. Dalam ISO Procurement Policy and Procedures V.1.1 Effective as of 1 March, 2018 The relevant business unit seeking or managing the acquisition will also manage the vendor or consultant relationship. For contracts of particular impact on ISO, feedback should be given to the relevant LT member and Procurement Manager/Financial Services. Sedangkan dalam  ISO 20400 tentang guidence bahwa  antara manager kontrak dan supplier berbunyi bahwa a bilateral relationship based on trust, transparency and collaborative forward planning and, more broadly, the use of guidelines and best practices existing within their sector.( hubungan bilateral berdasarkan kepercayaan, transparansi dan perencanaan ke depan kolaboratif dan, lebih banyak lagi secara luas, penggunaan pedoman dan praktik terbaik yang ada di sektor mereka). Pemaknaan yang dapat dipahami  dan penerjemahan terhadap standar ISO 204000 menunjukan bahwa hubungan vendors dan suppliers memiliki makna yang harus lebih luas serta keterhubungan yang bersifat jangka Panjang serta saling membutuhkan, tentu pemaknaan ini dapat diartikan bahwa procurement strategis adalah bagaimana mengelola hubungan vendors dan pemberi pekerjaan, sebagai suatu system keterkaitan yang sangat kuat. Kegagalan penyedia atau vendors maka mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan pengadaan. Dengan demikian perlunya pola hubungan yang tersistem dan agil dalam konsep pengadaan barang dan jasa.  

Konsep Konsep Suppliers Rilationship Management atau Vendors Manajemen

Muji santosa (blog Mujisantosa, April 2012) mengatakan bahwa vendors Manajemen diperuntukan untuk mempertajam fungsi e procurement tools guna meningkatkan prinsip prinsip Procurement transparent, akuntable serta efektif dan efisien. Selain itu peren Vendors Manajemen adalah bertujuan melihat performance suppleirs, vendors atau penyedia dengan melihat data system yang telah dibangun.

Sedangkan dalam lansiran berita online supplychainindonesia.com edisi 14 Oktober 2014, salah satu terobosan penting yang dilakukan oleh perusahaan Walmart dan Toyota untuk  mencapai keunggulan kompetitif adalah melakukan supplier collaboration dengan penggunaan sistem supplier managed inventory atau lebih dikenal dengan vendor managed inventory (VMI) dan pull system dengan e-kanban. Konsep Manajemen Inventori Vendors melakukan kolaborasi tidak hanya berkaitan dengan kualitas supply, tetapi lebih jauh terkait pola pembiayaan sehingga perusahaan dapat mengatur cashflow.

Menurut C. Sitompul dkk (2015:19), pengertian vendor managed inventory adalah salah satu metode dalam supply chain yang memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui waktu replenishment yang singkat, perbaikan customer service level, total biaya rantai pasok yang lebih kecil dibanding metode persediaan tradisional.

Menurut Septo Tri Margono (2005:65), pengertian vendor managed inventory adalah salah satu sistem manajemen persediaan yang mengutamakan kerjasama antara pihak supplier dan buyer. Dalam sistem VMI ini, supplier memonitor dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada pada buyer. Sedangkan buyer berkewajiban memberikan data-data inisial seperti kapasitas produksi atau besar permintaan konsumen. Sebagai kesimpulan bahwa keterhubungan dan kemitraan antara Perusahaan dan vendors atau supplier memiliki hubungan yang sangat strategis. Kinerja perusahaan dapat di tentukan oleh mitra pendukung atau pihak ketiga sangat menentukan performa perusahaan ternasuk dari sisi produktifitas. 

Memahami Manajemen Vendors system di beberapa Negara

kesuksesan Jerman dalam procurement disebutkan bahwa dalam study commissioned NKR that Germany could place more focus on the analysis of benefits rather than the (financial) costs of regulations when studying public policies (Tiessen et al., 2013). Disini terlihat bahwa procurement dalam pengadaan pemerintah Jerman lebih mengutamakan pada analisis benefit dari sebuah pengadaan, tidak didasarkan pada harga yang murah. Pemerintah Jerman lebih melihat performa dan kemampuan vendors dalam mewujudkan pengadaan, mengingat goods public menyangkut pelayanaan public harus diberikan sebaik baiknya. Pengelolaan Vendors atau supplies atau pihak ketiga menjadi perhatian yang serius, konsep tender dan pemilihan dilakukan tidak sekedar kontraktual, mereka membangun vendors inventory secara ketat, salah satu poin yang dipentingkan adalah melihat performa vendors dalam pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan.

Australia adalah salah satu negara yang sangat serius dalam pelaksanaan pengadan bagi sector public, baik skema yang dilakukan dengan Kerjasama Pemerintah maupun yang memang langsung dibiayai oleh anggaran pemerintah. Konsep value for money dilaksanakan dengan mementingkan kualitas dari hasil pekerjaan vendor, tidak hanya berdasarkan harga temurah. Oleh karena itu vendors managemen system atau istilah lain Suppliers Manajemen Relationship di jalankan dengan sangat ketat. Skema tender bukan menjadi satu satunya cara guna mendapatkan vendors yang berkualitas, menjadi sangat penting bagi pemerintah Australia melakukan penilaian Vendors sebelum pelaksanaan pengadaannya. Penguatan penilaian dan Data Base didasarkan dalam katagori dan tingkatan yaitu gold, silver dan bronze. Data pemeringkatan inilah yang selanjtnya menjadi prioritas siapa yang selanjutnya berhak ikut dalam tender. 

Konsep Manajemen Vendors Sistem Di Indonesia: Penerapan Di Kementerian ESDM

Dari beberapa literatur yang telah disampaikan di atas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen vendors menjadi pilar utama dalam proses pengadaan. VSM adalah bagian penting dalam melihat kualitas maupun performa dari para penyedia. Namun demikian terjadi hal yang sedikt kontra produktif dalam  persoalan pengadaan pemerintah, dimana proses pengadaan diatur ketat oleh Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018 dan perubahannya Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Vendor Manajemen lebih di ejawantahkan dalam sistem SIKAP LKPP atau lebih dikenal dengan System Kinerja Penyedia LKPP. Ini merupakan sebuah aplikasi dimana vendors memasukan data performa kedalam suatu yang disebut system SIKAP LKPP utk dinilai performa dan kemampuan vendordalam memnuhi pekerjaan yang dibutuhkan baik Kementerian, Lembega Negara serta Pemerintah daerah, Sedangkan  dalam pelaksanaan SIKAP ini dipakai dalam skema Tender Cepat. Tender Cepat adalah skema tender dimana Vendors atau Penyedia akan dipilih oleh Kementerian, Lembaga atau Pemda Ketika pada saat dilaksanakan proses pengadaan. Kelebihan dari Tender cepat adalah tidak memakan waktu yang sangat lama biasanya hanya sekitar 5 sampai dengan 7 hari. Dibandingkan dengan Tender Konvensional yang memakan waktu lebih dari 30 hari. Kecepatan ini dikarenakan Vendors atau penyedia sebelmnya telah dinilai secara performance oleh LKPP melalui sitem SIKAP.  (Aries Setyarto/WI PPSDM Aparatur)