Teori Organisasi dan Aplikasi
PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Oleh : Guus Sukarji / Program Magister Kebijakan Publik STIA LAN
Pada dasarnya organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok
manusia yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap
anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai
suatu kesatuan mempunyai tugas tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang
jelas, sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari lingkungannya. Dari berbagai
definisi tentang organisasi dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah merupakan
suatu wadah/tempat proses kegiatan orang-orang yang bekerja sama, mempunyai
fungsi dan wewenang untuk mengerjakan usaha mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Organisasi tumbuh berkembang seiring dengan perkembangan lingkungan
sosial yang dinamis.
Keberadaan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh beberapa aspek
diantaranya penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan
eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Agar dapat mencapai tujuan itu, organisasi
memerlukan sistem manajemen efektif yang akan menunjang jalannya organisasi
secara terus-menerus dan tingkat efektivitas kerja pegawai juga perlu diperhatikan. Pada umumnya organisasi memiliki beberapa
bagian yakni bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian produksi,
bagian sumber daya manusia, dan bagian
administrasi. Masing-masing bagian
tersebut melaksanakan kegiatan yang
berbeda tetapi tetap saling berhubungan satu sama lain. Tingkat kegiatan yang dilaksanakan organisasi akan mengalami
perubahan dari suatu periode ke periode
berikutnya.
Dalam pelaksanaan organisasi itu sendiri,
terdapat beragam permasalahan yang terjadi mulai dari posisi terendah sampai ke
tingkat decision maker itu sendiri. Permasalahan itu sendiri harus segera diselesaikan
agar tidak terjadi menjadi bumerang yang akan menghancurkan organisasi itu
sendiri. Permasalahan yang sering ditemui dalam organisasi adalah komunikasi yang
tidak berjalan dengan baik. Komunikasi tidak terjalin baik secara vertical
maupun horizontal.
Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam
Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk
mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui
komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan orang
lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai
persepsi yang berbeda terhadap objek yang sama. Manusia pada hakekatnya adalah
makhluk sosial yang mana di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya
memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling
berinteraksi. Komunikasi merupakan elemen penting dalam organisasi. Karena
tanpa adanya komunikasi segala sesuatunya pasti tidak akan berjalan baik.
Kemungkinan besar akan terjadi Miss Komunikasi dengan rekan kerja atau atasan
yang dampaknya cukup besar bagi individu maupun organisasi.
Miss komunikasi adalah adanya kesalahpahaman antara
kedua belah pihak dalam mencerna proses komunikasi, sehingga antara pesan yang
disampaikan dan pesan yang diterima berbeda arti dan penafsirannya. Jika
kondisi ini terus berlanjut tentu akan membawa dampak yang sangat buruk bagi
kelangsungan organsiasi. Bukan tidak mungkin akibat dari miss komunikasi adalah
munculnya onflik-konflik di dalam organisasi.
Secara sosiologis, konflik
dapat diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa
juga kelompok) di mana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain
dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya. Hal-hal yang menyebabkan
konflik biasanya adalah :
1. Kesalingtergantungan
2. Perbedaan
tujuan
3. Perbedaan
persepsi
4. Kenakan
permintaan.
Akibat-akibat dari konflik itu sendiri
beragam. Beberapa pendapat (tradisional)
menyatakan bahwa konflik hanyalah merupakan gejala abnormal yang mempunyai
akibat-akibat negatif sehingga perlu dilenyapkan. Hal ini dapat diartikan bahwa
akibat yang ditimbulkan adalah Disfungsional. Akan tetapi sebenarnya konflik
juga dapat mengakibatkan dampak yang baik dalam hal ini dapat diartikan sebagai
dampak fungsional. Konflik merupakan hasil dari kemajemukan sistem organisasi. Lalu
jika demikian, apa yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan konflik dalam
organiasai. Ada beberapa cara untuk melakukan penanganan konflik.
Yang pertama adalah intropeksi diri.
Introspeksi diri adalah proses pengamatan terhadap diri sendiri dan pengungkapan pemikiran dalam yang disadari,
keinginan, dan sensasi. Proses tersebut berupa proses mental yang disadari dan
biasanya dengan maksud tertentu dengan berlandaskan pada pikiran dan
perasaannya. Dari sini kita dapat mencoba menilai diri kita sendiri dan tentu
menilai apa yang sudah kita lakukan.
Yang kedua adalah mengevaluasi pihak yang terlibat. Hal ini
sangat penting kita lakukan untuk dapat meningkatkan peluang menyelesaikan
konflik. Dalam pelaksanaannya ita perlu melihat konflik dari berbagai sudut
pandang sehingga kita dapat melihat berbagai kepentingan dari berbagai sudut
pandang Kita
dapat mengidentifikasi kepentingan apa saja yang mereka miliki, bagaimana nilai
dan sikap mereka atas konflik tersebut dan apa perasaan mereka atas terjadinya
konflik. Kesempatan kita untuk sukses dalam menangani konflik semakin besar
jika kita melihat konflik yang terjadi dari semua sudut pandang.
Selanjutnya dalam penanganan konflik kita dapat memilih beberapa tindakan salah satunya adalah kompromi. Kompromi dapat dilakukan jika kedua belah pihak sama-sama memandang bahwa hubungan baik adalah hal yang sangat penting. Masing-masing pihak bahkan dapat mengorbankan kepentingannya untuk bisa mendapatkan win-win solution.
Selain
itu juga kita bisa memilih untuk berkompetisi, berkolaborasi, atau akomodasi
bahkan menghindari konflik. Tetapi lebih dari itu semua adalah bahwa komunikasi
sangat diperlukan pada setiap pilihan penanganan konflik. Berbagai model atau
gaya komunikasi dapat kita terapkan dalam mencoba menyelesaikan konflik di
dalam organisasi. Apakah itu komunikasi linear, transactional, interaksional.
Kesemuanya sangat berpengaruh terhadap kesuksesan resolusi konflik. Untuk itu
kreatifitas kita dalam memilih gaya berkomunikasi sangat menentukan terhadap
penyelesaian konflik dan tentu pada akhirnya adalah tercapainya tujuan
organisasi.